Утилизация документов с истекшим сроком хранения

В любой организации со временем накапливается большое количество документов: бухгалтерские отчёты, договоры, приказы, кадровые дела, накладные, акты и прочие бумаги. Часть из них должна храниться определённый период, установленный законодательством, после чего подлежит уничтожению. Правильная утилизация документов с истекшим сроком хранения позволяет не только освободить место в офисе или архиве, но и обеспечить безопасность информации, исключив возможность её утечки.

Почему утилизация документов так важна

Большинство документов содержат конфиденциальные сведения — персональные данные, коммерческую тайну, финансовую информацию. Если такие бумаги попадут в руки посторонних, это может привести к репутационным потерям, штрафам и другим негативным последствиям. Закон № 152-ФЗ «О персональных данных» прямо обязывает организации обеспечивать безопасность таких данных, включая их уничтожение после окончания срока хранения.

Кроме того, порядок хранения и списания документов регламентируется Приказом Минкультуры РФ № 558 и Государственным перечнем управленческих архивных документов. Каждый вид бумаг имеет свой срок хранения — от одного года до постоянного. Когда он истекает, документы необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта.

Этапы утилизации документов

Процесс утилизации должен быть документально оформлен и проходить поэтапно:

1. Отбор документов.
   Определяются дела, срок хранения которых завершён. Ответственное лицо формирует перечень подлежащих уничтожению бумаг.
2. Составление акта об уничтожении.
   В документе указываются наименования, даты, номера дел и количество единиц хранения. Акт утверждается руководителем организации.
3. Передача на утилизацию.
   После утверждения документы передаются для уничтожения — внутренней службе или специализированной организации, имеющей лицензию на обращение с отходами IV–V классов опасности.
4. Физическое уничтожение.
   Документы уничтожаются одним из безопасных методов — измельчением (шредированием), прессованием, пульпированием или термической обработкой.
5. Оформление подтверждения.
   По завершении утилизации составляется акт об уничтожении документов, который хранится в архиве как подтверждение соблюдения процедуры.

Основные методы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации документов с истекшим сроком хранения:

• Шредирование. Бумаги измельчаются в мелкие фрагменты, что исключает возможность восстановления информации.
• Гидроразмол (пульпирование). Документы перерабатываются в водной среде до состояния целлюлозной массы, пригодной для дальнейшего использования в производстве бумаги.
• Термическое уничтожение. Бумаги сжигаются в промышленных установках с соблюдением экологических норм.
• Прессование. Используется как предварительный этап перед переработкой вторсырья.

Выбор метода зависит от объёма архивных бумаг и уровня конфиденциальности содержащихся в них данных.

Документальное оформление утилизации

Любая организация обязана фиксировать факт уничтожения документов. Основной документ — акт об утилизации, который содержит:

• дату и место проведения процедуры;
• состав комиссии;
• перечень уничтоженных дел;
• способ уничтожения;
• подписи ответственных лиц.

Акт утверждается руководителем и хранится в архиве в течение установленного законом срока.

Преимущества своевременной утилизации

Регулярная и правильная утилизация документов с истекшим сроком хранения имеет ряд очевидных преимуществ:

• соблюдение требований законодательства;
• защита персональных данных и коммерческой информации;
• освобождение архивных и офисных помещений;
• упорядочивание документооборота;
• снижение рисков утечки конфиденциальных сведений.

Кроме того, переработка бумажных отходов способствует сокращению количества мусора и сохранению природных ресурсов, что особенно важно для экологической безопасности.

Рекомендации по организации процесса

Чтобы утилизация документов проходила без нарушений, рекомендуется:

• регулярно проводить проверку сроков хранения архивных дел;
• вести внутренний реестр уничтожаемых бумаг;
• составлять акты по установленной форме;
• при больших объёмах обращаться к специализированным операторам по обращению с отходами;
• выбирать безопасные и экологичные методы утилизации.

Ответственный подход к уничтожению документов позволяет избежать штрафов, сохранить деловую репутацию и повысить уровень информационной безопасности предприятия.